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Management

Analisi organizzativa per un’azienda efficace ed efficiente

di Federica Magni

L’analisi organizzativa è uno strumento che ha lo scopo di intervenire sulle organizzazioni per migliorarne il funzionamento e cercare di risolverne i problemi. Può essere definita come: uno strumento diagnostico per rintracciare le carenze e le incongruenze e per orientare gli interventi di riprogettazione; uno strumento che prende in considerazione tutti i fattori in gioco e che mette a fuoco i più rilevanti rapporti causa/effetto fra di essi; uno strumento di registrazione delle situazioni organizzative, che consente di chiarire e di rendere espliciti i loro meccanismi di funzionamento.

Che cos’è l’analisi organizzativa nel dettaglio

L’analisi organizzativa è uno strumento che interessa gli infermieri coordinatori e i dirigenti in quanto si trovano a lavorare all’interno di organizzazioni complesse, composte da più elementi che si combinano tra loro in un delicato equilibrio finalizzato al raggiungimento di obiettivi di natura sanitaria.

L’esame di alcuni strumenti di lettura di queste organizzazioni li aiuterà, per quanto di loro competenza, a rendere più razionali sia gli interventi destinati alla risoluzione dei problemi quotidiani sia quelli volti al miglioramento delle condizioni lavorative.

Per quanto riguarda l’ambiente esterno alla realtà che si vuole analizzare (unità operativa, dipartimento) esso è composto, per esempio, dalla situazione economica generale del Paese, dai valori sociali, dai rapporti con le università, ecc. Inoltre, qualora si voglia analizzare un’unità operativa, l’ambiente esterno è rappresentato anche dalle altre unità operative con le quali entra in collaborazione durante le varie attività.

Parlando di coerenza delle parti che compongono il sistema, ci si riferisce a quelle dei suoi singoli elementi. Il personale, le risorse tecnologiche e finanziarie, i meccanismi operativi, ecc. devono essere adeguati alle caratteristiche dell’intero sistema. Quanto alla multicausalità dei sistemi organizzativi, essa consiste nel possedere delle modalità di funzionamento in base alle quali non è possibile individuare un solo rapporto causa/effetto per il quale a un evento A consegue un evento B; di solito, invece, da un evento A derivano degli eventi B, C, D, ecc.

La diagnosi dei fabbisogni organizzativi

Seguendo il modello dell’analisi sistemica si può ipotizzare uno strumento di diagnosi di un’organizzazione che realizzi un percorso il quale, partendo dallo stato dei servizi in uscita, passi per l’analisi dei fattori in ingresso, dalla struttura di base, dai meccanismi operativi e, infine, dai processi sociali.

I criteri fondamentali che devono orientare l’analisi sono:

  • Non analizzare tutto, ma solo i fattori ritenuti più importanti e critici
  • Per “importanza” si intende la priorità, scelta in base a fattori strategici e di indirizzo generale, quegli stessi fattori che hanno reso necessaria l’analisi della struttura organizzativa
  • Per “criticità” si intende la difficoltà oggettivamente rilevabile di un determinato fattore, causata dalla sua imprevedibilità, dal suo grado di assorbimento di risorse, dalla problematicità di gestione, ecc.

Percorso di analisi dell’impianto organizzativo: alcune domande guida

  1. Quali sono i servizi erogati più importanti e più critici?
  2. Quali sono i fattori in ingresso più importanti e più critici?
  3. Come sono definiti la struttura di base, i meccanismi operativi e i processi sociali per controllare i diversi fattori in ingresso e il loro livello di criticità?
  4. Come sono definiti la struttura di base, i meccanismi operativi e i processi sociali per soddisfare i diversi compiti organizzativi (erogazione dei servizi, amministrazione, ricerca, marketing, manutenzione, controllo di qualità ecc.)?
  5. Come sono definiti la struttura di base, i meccanismi operativi e i processi sociali per fronteggiare l’importanza e la criticità dei servizi in uscita?
  6. Quanto i servizi in uscita sono resi critici dal non governo di alcuni fattori in ingresso e viceversa?

Applicazione delle tecniche di analisi sistemica

Fermandoci a questa fase del processo (le altre tappe potrebbero essere lo studio delle modalità di introduzione, il periodo di prova, le verifiche, ecc.), si vede come l’ingresso di un nuovo fattore produttivo vada progettato con interventi articolati e programmati, senza abbandonarlo all’acquisizione e alla sperimentazione empiriche o alla dialettica dei processi sociali di accettazione e di rifiuto.

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