Processo di budget

Il budget è la rappresentazione della programmazione annuale messa in atto da un’azienda. Il documento di budget, infatti, rappresenta tutti gli obiettivi e le azioni che un’azienda deve raggiungere in un anno, compresi gli obiettivi formativi, strutturali ed economici, tenendo conto delle risorse economiche disponibili.

Cosa contiene il documento di budget

Il documento di budget prevede processi di valutazione intermedia, per monitorare costantemente le spese, gli eventuali scostamenti e i risultati progressivi.

Prima della stesura del budget, che avviene di norma ad inizio anno, è necessario valutare le risorse economico–finanziarie disponibili all’azienda e capire quali sono i piani e i programmi che si vogliono realizzare in un determinato arco di tempo.

Il documento di budget contiene:

I consumi, ovvero gli acquisti e le spese che sarà necessario effettuare nell’arco dell’anno (farmaci, dispositivi medici, apparecchiature, ecc.)
I programmi e i piani da sviluppare (es. la formazione sulla privacy, sulle infezioni correlate all’assistenza, sul lavaggio delle mani, ecc.)
Gli investimenti

Il controllo di gestione

Poiché la stesura del documento di budget deve necessariamente tener conto dello storico dell’azienda, è necessario andare ad analizzare le risorse utilizzate nell’anno precedente, gli obiettivi raggiunti o meno e gli eventuali sforamenti.

Per avere un confronto con l’anno precedente, ci si avvale del controllo di gestione. Il controllo di gestione è un servizio dell’azienda che monitora i processi, i sistemi, i costi e le tempistiche e fornisce dei report in grado di fotografare il funzionamento e l’andamento dell’azienda sanitaria.

Il controllo di gestione attraverso il sistema di reporting è in grado, infatti, di fornire informazioni riguardo l’andamento dei processi e i loro risultati.

Il controllo di gestione, infatti:

Permette di formulare degli obiettivi a medio e lungo termine o nel breve periodo
Misurare i risultati
Analizzare e comunicare i risultati
Capire le dinamiche
Analizzare gli scostamenti

Obiettivi di budget

Nella stesura del documento di budget, l’azienda sanitaria deve tener contro di alcuni elementi:

Obiettivi di budget nazionali e/o regionali, che vanno poi declinati a livello aziendale
Obiettivi di budget aziendali
Obiettivi di budget di dipartimento
Obiettivi di budget di Unità operativa

Ogni obiettivo ha un peso che viene assegnato dall’organizzazione e che deve essere:

Chiaro
Sintetico
Misurabile
Veritiero

Scheda di budget

Il documento di budget è composto da:

Scheda obiettivi

Che può comprendere:

La formazione trasversale o dipartimentale da programmare
Gli obiettivi formativi da raggiungere
Il raggiungimento di obiettivi nazionali o regionali
Il rispetto o il miglioramento di indicatori regionali (es. riduzione delle liste d’attesa o riduzione dei tempi di attesa in pronto soccorso)
Una scheda delle risorse (in base alle risorse date a ciascun servizio, dipartimento o U.O. e in relazione allo storico)
Una scheda delle attività

Il budget assegnato deve essere sottoposto a un monitoraggio periodico, in modo da poter evidenziare tempestivamente gli scostamenti e poter mettere in atto dei conseguenti aggiustamenti.